تنقسم المهام الإدارية والفنية للإيداع القانوني إلى 5 مراحل أساسية
- استقبال الطلب ومعاينته: ويقصد بالمعاينة؛ التأكد من استيفاء شروط تقديم الطلب من ناحية الملحقات الخاصة بالمودع كجهة اعتبارية وكشخص. ومن ناحية المرفقات الخاصة بالإيداع مثل الهوية الشخصية والتفويض والإقرار وترخيص الجهة.
- فهرسة وتصنيف الطلب: يقوم قسم الفهرسة والتصنيف بتحديد رؤوس الموضوعات الخاصة بالمصنف المودع الرأس الأساسي والفرعي، وكذلك الواصفات: وهي الكلمات المفتاحية أو محركات البحث الأساسية.
- إعداد الرقم الوطني، بناء على معلومات المعاينة والفهرسة يتم اصدار الرقم الوطني والّذي يعتمد على الرقم التسلسلي للطلب – السنة.
- تثبيت الطلب وإصداره للمودع لتثبيته على المصنف.
- استلام النسخ المطبوعة وفحصها لتكون متطابقة من حيث المادة مع المادة المرسلة الكترونيا، وفحص تثبيت بطاقة الرقم الوطني على الصفحة التالية للغلاف.
العمليات المرتبطة بالمهام الأساسية للإيداع القانوني:
1- استقبال الطلب والمعاينة:
- متابعة الطلبات الواردة هاتفيًا وإلكترونيًا عبر الايميل، ووجاهيا.
- فحص الطلبات المُقدّمة، على أن يكون صاحبها فلسطينيًا، سواء من داخل فلسطين أو خارجها.
وعلى هذا يجب أن يرفق مع الطلب صورة عن الهوية الشخصية/ أو أوراق ثبوتية، ويشمل هذا الفحص الفلسطينيين حملة الهوية الزرقاء الّذين يطلبون رقم الإيداع الوطني.
- في حال كان المودع جهة اعتبارية: يجب إرفاق صورة المودع، وتفويض خطي من الجهة بإجراء عملية الإيداع، وكذلك صورة عن تسجيل وترخيص الجهة.
- نسخة إلكترونية من المادة المودعة.
- تعبئة نموذج الإيداع الخاص بكل مصنف، والّذي يختلف باختلاف خصائص المصنف. سيتم إلحاق النماذج مع هذا المرفق.
- التأكد من أن المصنف سيصدر حديثا، وأنه لم يكن في متناول الجمهور سابقا.
- التأكد من عدم وجود مؤلف مشترك
2 - فهرسة وتصنيف المصنف:
- يقوم المفهرس بوضع رأس الموضوع الأساسي والفرعي، مع الرقم الخاص به حسب رؤوس الموضوعات المُعتمدة في المكتبة، بما يتلائم ويُقدم الحقل الخاص بالمُصنف.
- يقوم المُصنف بوضع الواصفات الخاصة بالكتاب، وهي الموضوع الأساسي للكتاب وكلمات مفتاحية تقدم مواضيع الكتاب.
3- إعداد الرقم الوطني:
- يقوم موظف الإيداع بترتيب البيانات الخاصة بالمصنف المودع، ويعتمد في ذلك على بيانات المعاينة والفهرسة
- تتكون بطاقة الرقم الوطني من اسم المصنف مع مؤلفه، والرقم الوطني (PS-السنة – الرقم التسلسلي). ومسؤولية المؤلف/الناشر عن المُصنف المودع
4- تثبيت الرقم وإصداره:
- يقوم مسؤول دائرة الإيداع بمراجعة الطلب والتحقق من صحة البيانات وإرسالها للموظف إما لإصدارها، أو تعديلها في حال وجود خلل.
- يقوم موظف الإيداع بإرسالها للمودع والتأكيد عليه لتثبيتها على الصفحة الأولى الّتي تلي صفحة الغلاف. مع إبلاغ الدائرة في حال حدوث أي تغيير على المادة.
5- استلام النسخ المطبوعة:
- يُعطى المودع فترة 12 شهرًا لطباعة المادة/ إنتاجها وتسليم نسختين للمكتبة إذا كانت مادة مقروءة أو مصورة، وفي حالة المواد في هيئة الوسائط المتعددة نكتفي النسخة الالكترونية الأولى.
- يتم تسجيل المواد الّتي يتم استلامها من المودعين.
الإقرار بالمسؤولية
إقرار بمسؤولية المُودع
يُلزَّم المُودع للمُصنفات بأشكالها المُختلفة بالإقرار بتحمل المسؤولية القانونية والأخلاقية لجميع المعلومات والبيانات الّتي تقدم بها خلال عملية الإيداع القانوني، وذلك على مستويين؛ الأول: صحة البيانات الشخصية المُقدمة من قِبله. الثاني: أصالة المصنف المودع، وملكيته له. على أنّ يكون على علم بالعقوبات والجزاء لأي إخلال بشروط الإيداع القانوني، أمام الجهات التنفيذية المُختصة.
إقرار بتسليم النسخ
يُلزم المُودع الفلسطيني المُقيم في فلسطين بالإقرار بإيداع نسختين مطبوعتين إلى المكتبة الوطنية الفلسطينية، ونسخة الكترونية.
إقرار الإتاحة
يحق للمُودع تحديد درجة الإتاحة للمُصنف الخاص به بموجب كتاب رسمي موثق لدى المكتبة الوطنية.
أنّ تكون إتاحة فقط للكتب داخل المكتبة، ويمنع تصويرها، أو تصوير أجزاء منها.
أن تكون الإتاحة إلكترونيا بنسبة معينة دون حق التنزيل.
سياسة الخصوصية
عندما تقوم بالتسجيل كمودِع، تحتاج المكتبة إلى معرفة اسمك، وجهة عملك أو دراستك، وعنوان بريدك الإلكتروني، والجهة المُشغلة والمرخصة. ونقوم بجمع هذه المعلومات بغرض إنشاء حساب خاص، ولنتمكن من تقديم خدماتنا.
وقد تستخدم المكتبة أيضًا معلومات وإحصاءات إجمالية عامة عن الاستخدام وذلك بغرض مراقبة استخدام الموقع من أجل مساعدتنا في تحسين الموقع والخدمات الّتي نقدمها لك. وقد نقدم مثل هذه المعلومات الإجمالية لأطراف ثالثة لمساعدتنا في تطوير الموقع والخدمات، ولكن هذه الإحصائيات لن تتضمن أي معلومات يمكن استخدامها لتحديد هوية أي فرد.
كما وتستخدم هذه البيانات بغرض الإحصائيات والتقارير الدورية الداخلية والعامة، حول الإنتاج الثقافي الوطني الفلسطيني.
إقرار بالموافقة
من خلال تقديم المعلومات الخاصة بك، فإنك توافق على استخدام تلك المعلومات كما هو موضّح في هذه السياسة. إذا أجرينا أي تغيير في سياسة الخصوصية الخاصة بنا، فسننشر المستجدات على هذه الصفحة وقد نضع إشعارات على صفحات أخرى من الموقع حتى تكون على دراية بالمعلومات التي نجمعها وكيف نستخدمها، علمًا بأن استمرار استخدامك لخدمات المكتبة هو مؤشر على موافقتك على أي من هذه التغييرات.